Cómo Gestionar ESTADOS de PEDIDO en WooCommerce
- Ignacio Santiago
- septiembre, 2021
- Sin respuestas
¿Has creado una tienda online con WooCommerce y buscas la manera de crear nuevos estados de pedido? ¿Te vale con los estados de pedido que tiene por defecto, pero quieres aprender a cambiarlos manual o automáticamente cuando llega un pedido nuevo en tu tienda WordPress? ¡Estás en sitio correcto! Todas las plataformas para montar tiendas online del mercado ofrecen muchas opciones y funcionalidades, pero no llegan a todo (es normal). Un ejemplo es WordPress y su plugin de comercio electrónico WooCommerce que, aunque es ideal para crear una tienda online con WordPress, tiene un limite.
Los estados de los pedidos de WooCommerce te permiten identificar en qué fase se encuentra cada uno de ellos. Por ejemplo, si un pedido está «En espera» quiere decir que los productos de ese pedido se han descontado del stock, pero aún no se ha recibido el pago del mismo. Por otro lado, si un pedido está «Procesando», significa que el pago se ha realizado con éxito, pero se está gestionando el embalado y el envío.
Aunque WooCommerce tiene una serie de estados de pedido por defecto, lo cierto es que no cubre ni de lejos cubre las necesidades de todo el mundo. Entonces, pudiendo adaptar WooCommerce a tus necesidades, ¿por qué ibas a adaptar tu negocio a lo que WooCommerce ofrece por defecto?
Estados de pedido que trae por defecto WooCommerce
WooCommerce es un plugin de WooCommerce que viene preparado para funcionar desde su instalación. Para ello, trae una serie de estados de pedido por defecto que suelen cubrir la mayoría de casos, ya que se puede (más o menos) adaptar a los flujos de trabajo y preparación de pedidos de gran cantidad de comercios electrónicos. Pero no siempre es así, porque las cosas no siempre son tan sencillas. De todas maneras, para que tengas muy claro cuales son y sus funciones, te dejamos un listado de los mismos:
- Pendiente de pago (Pending payment): Se ha recibido un pedido correctamente, pero no se ha iniciado el pago (impago).
- Fallido (Failed): Un usuario de disponía a pagar la compra, pero el pago falló o fue rechazado (no pagado) o requiere autenticación (SCA). Ten en cuenta que es posible que este estado no se muestre de inmediato y, en su lugar, se muestre como «Pendiente» hasta que sea verificado (por ejemplo, si el pago de hace a través de PayPal).
- Procesando (Processing): Se ha recibido un pedido correctamente, se ha hecho el pago correctamente y el producto o servicio se ha deducido del stock, pero el pedido necesita aprobación del administrador o gestor de la tienda online. Recuerda que todos los pedidos de productos o servicios requieren procesamiento, excepto aquellos que solo contienen productos virtuales o descargables.
- Completado (Completed): El pedido se ha aprobado por completo (en productos físicos quiere decir que se ha enviado y el cliente lo ha recibido. Es el estado de pedido ideal para productos virtuales o descargables, ya que no requieren procesamiento.
- En espera (On hold): Se ha recibido un pedido correctamente y el producto o servicio se ha deducido del stock, pero está en espera de pago.
- Cancelado (Canceled): El pedido ha sido cancelado por el cliente o el administrador o gestor de la tienda. En este caso, no se reduce el stock de ese producto o servicio.
- Reembolsado (Refunded): El pedido ha sido reembolsado por el administrador o gestor de la tienda.
- Identificación requerida (Authentication required): Se ha recibido un pedido correctamente, pero hay que esperar una acción del cliente para autenticar la transacción y/o completar los requisitos de SCA.
Los estados de pedido que vienen por defecto en Wordpress son suficientes para gestionar un comercio electrónico sin tener que estar creando nuevos, pero si vas a enviar productos y tienes un proceso de preparación, es bueno que el cliente sepa qué estás haciendo y cuándo se prepara y envío su pedido. Por ello, es recomendable que sepas cómo crear estados de pedido personalizados para adaptar tu tienda online a tu cliente.
Cómo cambiar los estados de los pedidos de WooCommerce
El proceso de cambiar el estado de un pedido en WooCommerce es muy fácil y rápido. Se trata de tener un control de los pedidos que llegan y los que han sido completados, y distinguirlos de los que aún hay que preparar y enviar (a excepción de los productos virtuales o descargables). Por ello, lo mejor es que te explique todas las maneras que hay para cambiar el estado de tus pedidos en tu tienda WooCommerce:
Accede al listado de pedidos y haz click en el icono del «ojo»
Accede a la sección de pedidos y haz click en el icono del «ojo»
Haz click en «Completado» para cambiar el estado del pedido a «Completado»
Accede al listado de pedidos y haz click en el icono del «check»
Haz click en el icono del check para cambiar el estado del pedido a «Completado»
Accede al listado de pedidos, haz click en el nombre del cliente y edítalo
Haz click en el nombre del cliente del pedido del que quieres cambiar el estado
Haz click en la sección de «Estado» selecciona (en azul) el nuevo estado del pedido
Comprueba que el pedido ha cambiado de estado
Asegúrate de que el pedido ha cambiado de estado en el listado de pedidos
Antes de cambiar el estado de cualquier pedido, mi recomendación es que te asegures de que realmente se puede cambiar, porque cuando lo haces «pasan cosas», como el envío automático de correos (que puedes ver en «woocommerce > ajustes > correos electrónicos«).
Cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce con código
Desde mi experiencia con tiendas online (que es larga), la mayoría de las veces me faltan estados de pedido, ya que los que crea WooCommerce por defecto no cubren todas las necesidades. Por ejemplo, estados como «En fabricación» o «Enviado» deberían de ser más fáciles de añadir, ya que, cualquier tienda que venda producto a medida y lo envíe, debería de tenerlos. En el caso de una empresa o profesional que fabrique los productos bajo demanda, estos serían los estados de pedido más importantes: «Procesando > En fabricación > En montaje > En empaquetado > Enviado«.
Si te ciñes al ejemplo anterior, WooCommerce sólo proporciona el primer estado de pedido (Procesando). Si lo piensas bien, si esa empresa o profesional utilizase los estados de pedido estándar de WooCommerce el cliente estaría sin información veraz sobre el estado de su pedido durante, seguramente, varios días, hasta que de pronto le llegue el aviso de que el pedido se ha completado. El resultado está muy claro: consultas, llamadas y correos, lo que se traduce en pérdida de tiempo por ambas partes. Afortunadamente, puedes adaptar WooCommerce a las necesidades particulares de tu ecommerce y crear nuevos estados de pedido personalizados.
Para ello hay 2 opciones, o código o plugins. Añadir estados de pedido personalizados en WooCommerce por código es relativamente sencillo. De hecho, basta con añadir un código al archivo functions.php para tener un nuevo estado de pedido personalizado en WooCommerce. Realmente se trata de 2 partes, una que lo crea y otra que lo añade a la lista de estados de pedido reconocidos por WooCommerce. Siguiendo con el ejemplo de antes, si quieres crear un estado de pedido llamado «En fabricación» tienes que editar el archivo functions.php y añadir el siguiente código:
add_action( ‘init’, function() {
register_post_status( ‘wc-en-fabricacion’, array(
‘label’ => ‘En fabricación’,
‘public’ => true,
‘exclude_from_search’ => false,
‘show_in_admin_all_list’ => true,
‘show_in_admin_status_list’ => true,
‘label_count’ => _n_noop( ‘En fabricación (%s)’, ‘En fabricación (%s)’),
) );
}, 10 );
add_filter ( ‘wc_order_statuses’, function( $estados ) {
$estados[‘wc-en-fabricacion’] = ‘En fabricación’;
return $estados;
}, 10, 1 );A partir de ese momento woocommerce ya contará con un nuevo estado de pedido llamado «en fabricación» y podrás pasar tus pedidos a ese estado.
Cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce con plugins
Aunque me gusta recomendar que instales el mínimo número de plugins posible y que lo intentes hacer todo a través de código, a veces se complica (sobre todo en los casos que lo quieres a medida) o no quieres estar tocando códigos, por lo que tienes que recurrir a un plugin para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce. Estos complementos de WordPress deberían de ayudarte a:
- Crear estados de pedido personalizados y asignarles un color y una etiqueta en la pantalla de listado de pedidos.
- Crear acciones que pasarán cualquier pedido a este nuevo estado y utilizar acciones en lote para poner varios pedidos en este estado.
- Enviar notificaciones personalizadas por correo electrónico al cliente y/o al administrador cuando el pedido pase a este nuevo estado.
- Adjuntar archivos a estas notificaciones y añadir o no los pedidos en este nuevo estado a los informes de ventas de WooCommerce.
Como puedes ver, son muchas las funcionalidades que deberías de pedir a este tipo de plugins, porque no sólo se trata de crear el nuevo estado de pedido, sino que también hay que añadir las nuevas notificaciones por correo electrónico y personalizadas. Por ello, después de mucha investigación, he hecho un listado con los mejores plugins para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce:
#1 WooCommerce Order Status Manager
WooCommerce Order Status Manager te permite crear, editar y eliminar estados de pedido personalizados e integrarlos en tu flujo de gestión de pedidos, incluyendo su integración en las acciones de pedido y las acciones en lote. También permite el envío de correos electrónicos automáticos basados en los cambios de estado del pedido. Puedes usar este plugin en todas las páginas webs que quieras, aún siendo una herramienta de pago.
Características
- Gestión avanzada de estados de pedido: Permite una gestión detallada y personalizada de los estados de los pedidos en WooCommerce.
- Configuración flexible: Ofrece opciones flexibles para la configuración y personalización de estados de pedidos según las necesidades del comerciante.
- Notificaciones automáticas: Facilita la configuración de notificaciones automáticas para informar a los clientes sobre cambios en el estado del pedido.
Planes de precios
- Desde $49 al año.
#2 YITH WooCommerce Custom Order Status
YITH WooCommerce Custom Order Status se encarga de gestionar el estado de tus pedidos de forma avanzada, creando etiquetas personalizadas para tus pedidos. Además, puedes mejorar la apariencia y usabilidad de tu página «Pedidos» para que la información más útil sea inmediata para los usuarios, pudiendo también tener una gestión y control avanzado de cada estado de pedido, desde la compra hasta la entrega. Este plugin es de pago.
Características
- Personalización de estados de pedido: Permite la creación y personalización de estados de pedido personalizados según los requisitos del comerciante.
- Integración con YITH: Totalmente integrado con la suite de plugins de YITH para una experiencia de usuario completa.
- Asignación de colores distintivos: Facilita la asignación de colores distintivos a los nuevos estados de pedido para una fácil identificación.
- Flujo de trabajo adaptable: Permite la adaptación del flujo de trabajo del estado del pedido para satisfacer las necesidades específicas del negocio.
Planes de precios
- Desde 79,99€ al año.
#3 Custom Order Status for WooCommerce
Custom Order Status for WooCommerce es un complemento que permite crear y administrar estados de pedidos personalizados a WooCommerce. Se puede utilizar para establecer un estado personalizado para un pedido en función del método de pago seleccionado. Además, permite enviar correos electrónicos de notificación personalizados a los clientes o al administrador cuando el estado del pedido cambie a un estado personalizado. Este plugin es de pago.
Características
- Creación de estados personalizados: Facilita la creación de estados de pedido personalizados.
- Configuración flexible: Ofrece opciones flexibles para la configuración y adaptación de nuevos estados según las necesidades comerciales.
- Notificaciones automáticas: Permite configurar notificaciones automáticas para informar a los clientes sobre cambios en el estado del pedido.
- Visión general del estado del pedido: Proporciona una visión general clara de los estados personalizados en el panel de administración.
Planes de precios
- 1 Sitio web ($39/Año).
- 5 Sitios web ($99/Año).
- Ilimitado ($419/Año).
#4 Advanced WooCommerce Order Status & Action Manager
Advanced WooCommerce Order Status & Action Manager es un complemento que permite crear, editar y eliminar estados de pedidos personalizados, además de crear un flujo de «siguiente pedido» para que pueda agregar botones de acción a su página de pedidos, agregar iconos y acciones masivas, e incluso vincular los correos electrónicos a los nuevos estados para respaldar el cumplimiento de su flujo de trabajo. Este plugin es de pago.
Características
- Gestión avanzada de estados y acciones de pedido: Proporciona una gestión avanzada de estados de pedido y acciones asociadas.
- Automatización de acciones: Permite la automatización de acciones específicas basadas en cambios de estado de pedido.
- Reglas condicionales: Implementa reglas condicionales para personalizar el comportamiento de los estados de pedido.
- Visión general del flujo de trabajo: Ofrece una visión general del flujo de trabajo del pedido para una planificación eficiente.
Planes de precios
- Sitio web ($24).
- Plus ($105).
#5 WooCommerce Status Tracking
Status Tracking es un complemento de WordPress que muestra el estado de los pedidos y permite su gestión de forma inteligente, pudiendo los propios clientes ver su historial de pedidos. Además, puedes agregar la información que quieras a su pedido como la fecha de entrega prevista, las dimensiones del producto, una foto del pedido o su número de seguimiento, entre otros. Además, permite configurar el estilo de la página y su funcionalidad. Este plugin es de pago pero cuenta con una versión de prueba gratuita.
Características
- Seguimiento de estado de pedido: Facilita el seguimiento y visualización del estado de los pedidos en tiempo real.
- Detalles de entrega: Proporciona información detallada sobre el estado de la entrega y la ubicación de los pedidos.
- Mapas de seguimiento: Integra mapas de seguimiento para una representación visual del progreso de entrega.
- Notificaciones en tiempo real: Envía notificaciones automáticas en tiempo real sobre cambios de estado y actualizaciones de entrega.
Planes de precios
- 1 Sitio web ($39).
- 5 Sitios web ($39).
- 10 Sitios web ($199).
#6 WooCommerce Order Status & Actions Manager
WooCommerce Status & Actions Manager es un complemento que funciona como administrador de las acciones y estados de pedidos de WooCommerce. Permite llevar un control del stock del producto, añadir notas adicionales, enviar correos electrónicos, editar el pedido e introducir códigos cortos, entre otras opciones. Este plugin de WordPress es de pago.
Características
- Gestión de estados y acciones de pedido: Permite una gestión detallada de estados de pedido y las acciones asociadas.
- Automatización de procesos: Facilita la automatización de procesos mediante la configuración de acciones específicas para cada estado de pedido.
- Personalización de correos electrónicos: Permite la personalización de correos electrónicos de notificación asociados con cambios de estado.
- Registro de actividades: Mantiene un registro detallado de todas las acciones y cambios de estado para una auditoría eficiente.
Planes de precios
- 1 Sitio web ($40).
Como una imagen vale más que mil palabras, y para que veas un ejemplo en directo (utilizando WooCommerce Order Status Manager o Custom Order Status for WooCommerce, que son mis plugins favoritos), te voy a explicar cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce. Instala cualquier de los 2 plugins anteriores y sigue estos pasos:
Accede a la sección de «Order Statuses» en los ajustes de WooCommerce y haz click en «Add Order Status»
Configura el nuevo estado de pedido para que se adapte a tus necesidades y haz click en «»Save Order Status»
Comprueba que el nuevo estado de pedido se ha creado correctamente
Si has creado y configurado los nuevos estados de pedido, ya podrás verlos en el listado de productos
A partir de ese momento woocommerce ya contará con un nuevo estado de pedido llamado «en fabricación» y podrás pasar tus pedidos a ese estado.
Conclusión: Adapta los estados de pedido de tu tienda online a tus clientes
Como has podido comprobar, existen muchas opciones a la hora de gestionar los estados de pedido de tu tienda con WooCommerce. La realidad es que, antes de tomar una decisión, lo recomendable es que pienses muy bien en el proceso de compra de tu negocio (ej. «Procesando > En fabricación > En montaje > En empaquetado > Enviado«), ya que puede que con los estados de pedido que trae WooCommerce por defecto sea suficiente.
De todas maneras, si eres de los que les gusta tenerlo todo a medida y cuidar mucho a tu cliente, lo mejor es que, después de decidir un proceso de compra, te pongas a crear los nuevos estados de pedido y añadas notificaciones personalizadas por correo electrónico al cliente y/o al administrador cuando el pedido pase a este nuevo estado. Para ello, aunque todo ello se puede hacer con código, si no estás familiarizado con el, te vas a liar. Por ello, lo mejor es optar por plugins, donde brillan WooCommerce Order Status Manager, Custom Order Status for WooCommerce y YITH WooCommerce Custom Order Status.
¿Qué te ha parecido esta guía sobre los estados de pedido en WooCommerce? ¿Sabías cambiar el estado de tus pedidos? ¿Conocías todos los plugins para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce? ¿Hay alguno que te haya llamado la atención? ¿Crees que nos hemos dejado alguno? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pedimos que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero nos alegraremos mucho de leerlo y responderlo.
