10 SERVICIOS de Oficina y Secretaria VIRTUAL [+TIPS]

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¿Estás buscando una persona que atienda tus llamadas y realice tus gestiones diarias por ti? Internet ha revolucionado la manera de trabajar y los tipos de trabajos que entendemos «habituales» no dejan de actualizarse. De hecho, incluso el trabajo de secretaría ha entrado en un nuevo boom tecnológico: las secretarias virtuales. Hoy la organización y la estrategia van antes que la explotación y, aunque los nuevos emprendedores y empresarios intentan ajustar mucho el presupuesto (para conseguir el máximo con lo menos posible), es imposible que puedan hacer ellos solos.

Aquí es donde entra el servicio de secretaria online 24 horas y me parece un tema tan interesante que he querido hacer una completa guía para explicarte en qué consisten, las ventajas que tienen para tu negocio (físico u online) y los mejores proveedores de oficinas virtuales. ¡No es de extrañar que existan secretarias virtuales! Si me pongo a pensar en detalle todo lo que hay que hacer para gestionar mi negocio a diario, me mareo. Aunque tengo un negocio online que requiere «menos recursos y personal», hay que atender llamadas de clientes, realizar campañas de email marketing, contestar comentarios de los blogs (son varios), reaccionar a las menciones y comentarios en las redes sociales ¡todos los días! Esto significa que, si lo hiciese yo, no tendría tiempo para dar a conocer mis productos y servicios (en definitiva, vender).

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Una secretaria virtual es tener a tu disposición un profesional cualificado que te ayude con las tareas administrativas los días y horas de la semana que tu marcas).

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Gestiona tus tareas sin perder el foco de tu actividad principal

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Ya seas empresario o no, seguro que te preguntas qué recursos vas a necesitar para hacer esa realidad esa idea o proyecto que tienes entre manos. Tranquilo, es lo más normal del mundo y la respuesta no siempre es fácil. Lo que si que te puedo decir es que, para no perder el camino y hacer lo que realmente es importante para tu negocio, tienes que centrarte y dedicar tiempo a establecer un orden y una estrategia. ¿Cómo conseguir gestionar todas tus proyectos y tareas sin perder el foco de tu actividad principal? Aquí te dejo varias claves que a mi me funcionan:

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Productividad: El primer paso es enfocarte al 100% en tu productividad personal y aplicar el principio básico de la productividad: la priorización de tareas (evitando distracciones) y centrarte en lo que realmente es importante (hay muchos ebooks y libros de emprendimiento que hablan sobre este principio).

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Organización: El segundo paso es ser muy organizado. Para conseguir esa organización primero tienes que saber qué tareas tienes que hacer, por qué las tienes que hacer, cuándo realizarlas y cómo realizarlas.

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Planificación: El tercer paso es ser capaz de planificar. El objetivo es adelantarte a posibles oportunidades o problemas que vayan a surgir y establecer soluciones y rutas de trabajo (cuando te vas de viaje (lejos), viene muy bien establecer un ruta y hacer un mapa con las paradas para evitar retrasos o perder aviones, trenes o autobuses ¿Verdad? Haz lo mismo con tu negocio).

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Delegación: El cuarto y último paso es ser capaz de delegar. En la sociedad en la que vivimos, con Internet a la cabeza, ser multitarea no funciona. De hecho, solo consigues ralentizar y atascar tus proyectos y la realización de tareas. Tienes que ser capaz de delegar los temas más «controlables» de tu negocio a otras personas y «confiar» es su buen hacer (aunque es lógico empezar con algo de miedo).

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Yo me di cuenta de que, si quería ser eficiente en la gestión diaria de mis tareas tenía que hacer algo. Por ello, un día probé un servicio de oficina virtual con secretaria que me ha cambiado la vida y quiero explicarte mi experiencia y por qué te lo recomiendo para tu negocio.

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Qué es una secretaria virtual, en qué te ayuda y para qué sirve

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Lo primero he de recalcar que una secretaria virtual no es un robot (la palabra «virtual» puede confundir). Se trata de una persona de carne y hueso que trabaja de forma virtual desde otro sitio (es decir, no trabaja en tu oficina físicamente) y que está totalmente equipada para gestionar tus tareas de manera virtual y en remoto. Además, una secretaria virtual no es un trabajador por cuenta ajena que tienes en plantilla, sino que es un profesional freelance en la que externalizas un trabajo o una serie de tareas.

En definitiva, una persona que trabaja por horas para ti, en base a lo que tú y tu negocio necesitáis en cada momento (es escalable). Son profesionales especializados en la organización, planificación, y gestión administrativa, que trabajan para ti desde su propia oficina y que disponen de conocimientos y experiencia que tu no puedes aportar a tus clientes. Gracias a su trabajo, podrás automatizar y estandarizar los procesos administrativos de tu negocio, liberándote de las tareas administrativas y aportando una mejor imagen a tus clientes actuales y a los futuros. ¿No es suficiente? Deja que te muestre algunas situaciones en las debes pasar a la acción y tomar la decisión de contratar una secretaria virtual:

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El alto número de tareas diarias hace muy difícil la organización: Tienes infinidad de tareas que realizar en tu día a día y, aunque lo has intentando, te cuesta mucho encontrar esa organización y el orden que necesitas para seguir creciendo.

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Estás pasando por un mal momento personal o profesional: Estás en una situación de estrés por acumulación de trabajo o problemas personales y, por mucho que te esfuerzas, todo te sale mal y no puedes enfocarte en tu actividad principal. De hecho, has llegado a perder el control y no sabes por dónde ni cómo empezar.

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Vas de fuego en fuego: Aunque te esfuerzas mucho, las tareas no te dejan casi respirar y no te permiten avanzar. Tu día consiste, básicamente, en apagar fuegos y gestionar las tareas urgentes.

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Quieres que tu negocio suba de nivel: Ha llegado el momento de expandir tu negocio y quieres lanzar un nuevo producto o servicio, pero eres consciente que el extra de trabajo que entraría sería un problema de gestión importante.

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Trabajas mucho y estás buscando la manera de tener más tiempo libre: En este caso es muy probable que, después de muchos años trabajando muy duro, hayas decidido tomarte un tiempo para ti o simplemente tener más tiempo libre para tus cosas (también puedes estar buscando el ser más productivo y optimizar tu tiempo).

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Ventajas de contratar a una secretaria virtual para tu negocio

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Si te has visto reflejado en alguno de los escenarios o situaciones anteriores, entonces te interesa estar muy atento a las ventajas que puede aportar una asistenta virtual cualificada a ti y a tu negocio. Si decides poner una secretaria virtual en tu vida estarás obteniendo un ahorro de costes inmediato, optimizando tu tiempo (también el tiempo libre), ofreciendo una imagen más profesional a tus clientes e informado de todo lo que ocurra (correos, llamadas, etc) en tiempo real ¿Qué más quieres? De todas maneras, quiero explicarte las ventajas más destacadas que veo en un servicio de oficina virtual con secretaria:

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Tener a mano una persona de confianza: En los negocios es clave la confiaza (tanto dentro de como fuera) y tener a una «mano derecha» y un apoyo y motivación constante te ayudará a estar más tranquilo y perseguir y conseguir tus objetivos.

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Enfocar esfuerzos en los que realmente sabes hacer: Seamos serios, no todos valemos para coger llamadas o contestar correos y comentarios. De hecho, aunque se te diese bien, es una labor que desgasta mucho y que mal hecho consume mucho tiempo, por lo que contratar a una secretaria virtual que te de libertad para gestionar tu tiempo y emplearlo en tareas más prioritarias para tu negocio significa que podrás optimizar tu tiempo al máximo.

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Organizar y planificar las tareas diarias de forma eficiente: Contratar una oficina virtual con personal cualificado mejora la organización y planificación de tu día a día.

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Ahorrar gastos de contratación de personal: ¿Estabas pensando en contratar a personas? Seguridad social, días de vacaciones, cargas sociales, equipamiento y un largo etc. Si te decides por las secretarias virtuales sólo pagas por el tiempo dedicado (ni un euro más) y, cuando terminan las horas o la tarifa contratadas, se acabó.

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Tener un trabajador atento 24 horas al día y los 365 días del año: Algunos servicios de oficina virtual con secretaria online se tarifica por llamadas o por horas, por lo que puedes establecer que su trabajo sea los 365 días del año. Te saldrá más caro, sí, pero podrás tener una ventana competitiva al atender todos los días del año.

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Servicios habituales de secretaria virtuales para empresas o autónomos

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Una vez que tienes qué es una secretaria virtual y las ventajas que ofrece a tu negocio, es importante que sepas qué te vas a encontrar si decides contratar este tipo de servicio. Enfocadas en pequeñas empresas o autónomos (las medianas y grandes empresas suelen tener su propia secretaria física), tienes un gran abanico de opciones que es mejor que entiendas antes de decidirte por un servicio u otro. Estos son los servicios de oficina virutal más habituales:

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Atención telefónica: Servicio de secretaria virtual para pymes y autónomos atendiendo las llamadas entrantes como si se tratase de tu propia oficina. Lo hacen, además, con el nombre de tu empresa (por ejemplo «Consulta del Dr. Martínez, buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?). Tras cada llamada atendida el sistema te envía, de forma automática, un email informando de quién te ha llamado y los datos facilitados. Además, podrás expandir tu negocio y proyectar una imagen corporativa y global con números telefónicos en diferentes partes del mundo.

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Disponibilidad 24 horas: La atención personalizada 24 horas al día y 365 días del año para tu negocio te permite mejorar la imagen de tu empresa, reduciendo los tiempos de gestión y, sobre todo, no perder ninguna llamada de clientes potenciales. Algunos proveedores también disponen de gestión telefónica para servicios de emergencias, que incluso avisan a tus técnicos si así lo deseas.

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Gestión de Agenda: Tu «secretaria» anotará las citas en una agenda personalizada, a la cual tendrás acceso directo (y online) para ver las citas, visitas o llamadas las 24 horas del día.

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Encuestas de satisfacción: Hay proveedores que ofrecer verificaciones de calidad, mediante las cuales las operadoras realizan una encuesta de calidad para verificar la satisfacción del cliente con el producto (siempre respetando la seguridad y confidencialidad de las grabaciones).

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Toma de pedidos: La obtención del pedido y el proceso de pago es el objetivo final de cualquier actividad de ventas, por lo que hay empresas que ofrecen un servicio de toma de pedidos para tiendas online.

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Desvío de llamadas de tu móvil: ¿Has tenido un problema repentino y no puedes atender ni una llamada más? Tranquilo, podrás desviar tu teléfono fijo o móvil al centro de llamadas cuando quieras, tantas veces como necesites.

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Confirmación de eventos: ¿Has planificado un evento y quieres confirmar la asistencia? Este servicio realizará llamadas telefónicas para confirmar la recepción de las invitaciones y confirmar la asistencia de los invitados (incluso para presentar el evento a otras personas).

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Acceso a oficinas y salas de conferencia (físicas): Hay algunas empresas que ofrecen un servicio mucho más completo y alquilan salas de juntas equipadas y oficinas amuebladas por horas o días.

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Recepción, almacenamiento y reenvío de tu correspondencia: Algunos proveedores de oficinas virtuales se encargan de recoger, almacenar y enviarte (en formato digital) tu correspondencia a cualquier parte del mundo.

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Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

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Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

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Servicios de asistencia multilenguaje: ¿Quieres crecer en otros países pero el idioma es un obstáculo? Hay servicios de atención bilingüe a clientes que harán las delicias de cualquier pyme o autónomo que se quiera hacer visible en otros países.

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Mejores servicios de secretaria virtual para empresas o autónomos

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Existen muchos servicios hoy en día de secretaria online u oficina virtual para ayudarte como empresa o como autónomo a gestionar tu negocio. Entre los servicios más destacados que estas ofrecen están la atención y recepción de llamadas, la gestión de tu agenda personal y profesional a nivel de reuniones, eventos o viajes, así como la gestión de tus emails y otras tareas de tu negocio.

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Conclusión: Contrata una secretaria virtual y mejora tu negocio

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Aunque Internet ha hecho que muchos trabajos desaparezcan, muchos de ellos lo que hacen es evolucionar. En el caso de las secretarias, no han hecho más que mejorar, y ahora cualquier pequeña empresa o autónomo puede automatizar y estandarizar los procesos administrativos y liberar de las tareas administrativas (de hecho, como has podido ver en la sección de servicios, pueden ir mucho más allá), aportando una mejor imagen a los clientes actuales y a los que vengan en el futuro. Yo, desde luego, que no tenía en mis planes contratar un servicio de oficina online con secretaria virtual estoy encantado y. si tienes ganas de probar, la mayoría de proveedores ofrecen días de prueba suficientes para saber si te beneficia o no.

¿Qué te ha parecido esta guía sobre las secretarias virtuales? ¿Ya sabes qué son y qué hacen por tu negocio? ¿Te estás planteando contratar un servicio de oficina virtual? ¿Crees que beneficiará de alguna manera a tu negocio? ¿Crees que me he dejado algo? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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